Sitt fritt

Arbete är något man gör, inte en plats. Det var filosofin när Microsoft Sverige tog bort alla fasta skrivbordsplatser och i stället skapade en miljö för möten och kreativitet.

Text Magnus Hagström  Foto Camilla Lindqvist

”Före 2012 såg det ut som ett helt vanligt tråkigt kontor.”

Vi befinner oss i det som Microsoft Sverige kallar ”Parken”, ett av fem våningsplan i företagets huvudkontor i Akalla. Marknadschefen Karin Zingmark blickar ut över det nya kontorslandskapet där alla individuella arbetsplatser är helt försvunna. I stället för överbelamrade skrivbord vandrar vi i luftiga miljöer där arbetsplatserna skapas för stunden. Någon sitter bekvämt tillbakalutad i en skön soffa med sin dator, vid ett bord för åtta personer befinner sig några medarbetare i ett engagerat samtal och en bit bort har en medarbetare tagit plats bakom en skärm för att prata i mobilen.

650 personer arbetar på Microsoft Sverige, men det är sällan alla är på plats samtidigt och det nya sättet att inreda kontorsbyggnaden har gjort att man kunnat gå från en yta på 11 600 kvadratmeter till 8 500 (egentligen 7 800 eftersom bara fyra av fem våningsplan används).  Samtidigt har de 650 skrivbordsplatserna blivit 1 800 sittplatser.

Det är vad Microsoft kallar DNA – Det Nya Arbetslivet. Nytänkandet när det gäller att inreda ett kontor handlar inte bara om att skapa en annan fysisk miljö, det här projektet syftar lika mycket till att skapa en ny syn på vad arbete är.

– Det vi gjort är att förändra lokalerna från en arbetsplats till en mötesplats. Vi har också gått från kontroll till tillit, idén är att arbete inte är en plats utan något du gör, säger Karin Zingmark.

Som sig bör när det gäller Microsoft började det med en text av Bill Gates, ”The New World of Work” som publicerades 2005. Där lanserades idén om att ny teknik gör det möjligt att samarbeta med kollegor oavsett tid, rum och plats i avsikten att få mer gjort, tillsammans. Det är lite av Microsofts affärsidé att påvisa dessa möjligheter och att man själv går i bräschen blir då naturligt.

– Microsofts kontor i Amsterdam var först ut i världen, vi var lite långsammare men det gjorde att vi kunde använda oss av deras erfarenheter, säger Karin Zingmark.

Nu valde man att hämta konceptet ganska rakt av, men i ett avseende hade man stor nytta av att Amsterdam gått före.

– De hade upptäckt att man behöver budgetera för att ta hand om ett sådant här kontor. Vi behövde alltså investera resurser för att hålla miljön fräsch. Det finns en ”clean desk policy” som innebär att ingen lämnar något efter sig när de lämnar en plats, men vi har också säkerställt att det är städat genom att anställa personal som hjälper oss.

Hur har man då tänkt kring utformningen av Det Nya Arbetslivet?

Linn Rodesjö, då på teknikkonsultföretaget Ramböll, hade rollen som projektledare.

– Framför allt rådde vi Microsoft att låta arkitekterna komma in tidigt i arbetet. Målsättningen var att se hur man kunde utnyttja arbetsytorna på ett bättre sätt. Studier visar att det vanligtvis bara är 50 procent av personalen som sitter vid sitt skrivbord vid ett givet tillfälle. Men på Microsoft var det faktiskt bara 25 procent, lite olika beroende på vilken avdelning det handlade om förstås. Det fanns alltså stora möjligheter att omdisponera ytorna.

I projektet identifierades sex olika typer av arbetsplatser som skulle in i det nya tänket:

1 Vanligt traditionellt skrivbord som kan vara höj- och sänkbart.

2 Fasta projektbord där flera personer arbetar tillsammans.

3 Fokusrum för den som behöver jobba ostört.

4 Telefonbås där den som vill ringa samtal utan att störa eller störas kan vara.

5 Soffor där några stycken kan jobba ostört tillsammans bakom en vägg.

6 ”Quiet working” – skrivbord som är avskärmat för att signalera ”behöver vara i fred”.

– Allt detta och en social yta med plats för kaffe och frukt – ”Torget” – skulle finnas på varje våningsplan, och uppbyggt på ett liknande sätt för att man ska hitta, säger Linn Rodesjö.

Man valde att kontoret som helhet skulle ha temat ”Staden”; en stads olika funktioner inspirerade till arkitekturen. De fem våningsplanen fick namnen Parken, Hamnen, Centralstationen, Kulturhuset och Flygplatsen och fick delvis olika karaktär med egen färgsättning och detaljer som var unika för respektive våningsplan.

– Den här förändringen handlade egentligen mer om Microsofts filosofi kring synen på arbete än om nya möbler. Tekniken har skapat möjligheter att jobba på andra sätt. Men jag vill ändå trycka på att färgsättning och möbler gör väldigt mycket för arbetsmiljön. En inredning ska inspirera och locka till att användas.

Samtidigt kan det konstateras att det finns rent ekonomiska nyttoaspekter också. Att kontorsytan minskat påtagligt är ett tydligt plus, men även att belastningen på miljön minskar när personalen i snitt arbetar på annan plats 1,5 dagar i veckan.

Charlotta Bergius var fastighetschef för Microsoft när DNA iscensattes. Hon framhåller också att det nya kontoret snarare varit ett ledarskapsprojekt än ett fastighetsprojekt, och att man inte ska underskatta att förändringar skapar oro. Men också att företaget hade modet att stå fast vid sin vision.

– Det var många frågor i början. Vad ska jag göra med mina skor? En del medarbetare hade flera par skor under sitt skrivbord. Det finns en trygghet i att veta var man ska hänga sin kappa. Sådana delar kunde vi inte ignorera i projektet och därför var alla medarbetare med tidigt i workshops där man satte ord på sin oro och själva blev en del av lösningen, säger Charlotta Bergius.

”Problemet” med personliga tillhörigheter har man löst genom att var och en har sitt eget skåp – men intressant nog har det visat sig att många av medarbetarna inte ens utnyttjar dem. Ett exempel på att man lyckats skapa den mentalitetsförändring som eftersträvades. Samtidigt finns några självklara invändningar när det gäller visionen om kontoret som en tillfällig mötesplats. Några funktioner lämpar sig helt enkelt inte för att flyta omkring i en idealisk papperslös miljö. Just när det gäller dokument kan det mesta visserligen arkiveras digitalt i molnet men det finns också avtal som måste vara fysiskt underskrivna. Även Microsoft Sverige har en källare med arkiv med viss pappersförvaring men i övrigt jobbar ekonomiavdelningen tillsammans med alla andra i de öppna planlösningarna. Det som fortfarande är fysiskt fasta platser är receptionen, fastighetsservice samt en bemannad godsmottagning – funktioner som inte räknas till kärnverksamheten. Även IT-supporten har fått sin fasta plats i huset.

– Det var något vi lärde oss från Amsterdam. Medarbetarna behöver veta vart de ska gå när datorn inte fungerar, konstaterar Charlotta Bergius.

När Microsoft bestämde sig för att genomföra kontorsrevolutionen i Akalla hade man en vision om att höja den övergripande nöjdhetskänslan hos personalen från 59 procent till 77 procent. Det blev över förväntan; 91 procent säger nu vara generellt nöjda med sin arbetsplats (eller ska vi säga mötesplats …?). Projektledaren Linn Rodesjö, som numera finns på arkitektkontoret Tengbom, kan inte vara annat än nöjd när hon ser siffrorna.

– Att få se dessa siffror efter projektet känns som ett jättefint betyg. Vi genomför en liknande förändring hos oss på Tengbom just nu, och jag tror verkligen att den här typen av kontorsmiljöer är något fler företag borde satsa på.

/Fakta/

Före: Microsoft kontor Efter: Microsoft ”staden”

Total yta 11 600 kvm 8 500 kvm

Individuell yta 58 % 650 skrivbord 23 % 300 (1 800 sittplatser)

Samarbetsyta 13 % 82 konferensrum 34 % 136 rum

Kundyta 14 % Reception + konferensrum 24 % Reception, kafé, arbets- och mötesytor

Supportyta 15 % 18 %