Jakten på de gyllene kontrakten

Snåriga lagtexter och byråkrati får många att välja bort en offentlig upphandling. Men krånglet kan vara mödan värt. Och du behöver inte göra allt själv.

Daniel de Sousa är vd för Visma Opic AB som sysslar med informations- och bevakningstjänster kring offentliga upphandlingar. Han uppskattar att den offentliga sektorn varje år köper tjänster och varor för över 500 miljarder kronor, varav 400 miljoner kommer från statliga ramavtal för möbler.
– Det är förmodligen en av de mest underskattade marknaderna, säger han.
Det handlar alltså om väldigt mycket pengar som väntar på att komma i rörelse. Och det finns flera fördelar med att göra affärer med stat, kommun och landsting. Den som vinner en upphandling får en skötsam kund som betalar i tid. Dessutom brukar avtalen löpa över flera år. En annan anledning till att ge sig in i matchen, är att det är förenklingar på gång. Just nu pågår nämligen den så kallade Upphandlingsutredningen, som ska vara klar till midsommar. Bakgrunden till utredningen är den kritik som har framförts om regelverket, och som bland annat handlar om att det är svårt att förverkliga politiska miljömål och samtidigt göra en korrekt upphandling. Annan kritik har handlat om att överprövningarna tar alltför lång tid, vilket leder till att anbudstider går ut och olika projekt går i stå. Vad ska man då tänka på innan man ger sig in i en upphandling? Här är några tips på vägen.

1. Sök kunskap
Låter tråkigt, men är absolut nödvändigt. En genväg är att gå någon av alla de kurser som anordnas i ämnet. Att avsätta en dag till att få begreppen utredda kan ge väldigt mycket tillbaka.

2. Gör en analys
Vilka delar av den offentliga sektorn ska du sikta in dig på? Det tål att fundera på. Det är ganska utsiktslöst om du har en mindre verksamhet att försöka sno åt dig ett stort statligt ramavtal. Du har större chans att vinna ett anbud om du i stället siktar in dig på din hemkommun och de närliggande kommunerna. Och där har du kanske rent av en konkurrensfördel med din lokalkännedom.

3. Bli underleverantör
Om du ser en intressant upphandling kan du tipsa ett större företag och föreslå ett partnerskap där du är underleverantör. Samtidigt får du då lära dig hur det hela går till utan att ta någon större ekonomisk risk.

4. Bevakningstjänst
Det är smart att låta någon annan hålla koll på sådana offentliga affärer som du tycker är intressanta. Det är bara att söka på ”offentlig upphandling” på nätet så poppar det upp en rad företag som erbjuder sina bevakningstjänster. Flera företag lockar med provprenumerationer så du kan testa hur det fungerar. Kostnaden beror på hur omfattande bevakning du vill ha, men räkna med några tusenlappar per år.

5. Anbudsskrivande
Ibland är det lätt, ibland är det ganska komplicerat att få med allt i anbuden. Är du osäker kan du begära ut förra årets upphandling och se hur det vinnande anbudet såg ut. Myndigheten måste lämna ut dem eftersom de omfattas av offentlighetsprincipen. Vid större och viktigare upphandlingar kan det vara värt att koppla in en expert som går genom handlingarna.

Experten: ”Det gäller att tänka småskaligt”

Det går att formulera en upphandling så att även mindre företagare kan vara med i matchen. Det har David Braic gjort. Han är upphandlingschef i Växjö kommun och utsågs 2011 till ”Årets upphandlingschef”.

Det gäller att ha fantasi och att göra noggranna förberedelser. Trots att exemplet från Växjö gällde livsmedel menar David Braic att metoden är tillämplig på all upphandling. Om den politiska viljan finns att få med lokala företagare så går det – utan att tumma på EU:s regelverk.
– Det gäller att hela tiden tänka småskaligt när man formulerar villkoren, säger han.

I Växjö har politikerna spänt bågen ordentligt, Växjö ska bli ”Europas grönaste stad”. För att nå målet kräver man bland annat att livsmedel som köps in ska vara ekologiska och närproducerade. Men sådana krav strider mot EU:s princip om fri rörlighet för varor och tjänster. Problemet hamnade på David Braics bord. Uppgiften blev att uppfylla kommunens vision utan att bryta mot direktiven. Han började med att dela upphandlingen i fyra delar: kött, mejeri, bröd samt frukt och grönt. Dessutom gjordes det möjligt att lämna anbud på mindre volymer. För att få med lokala företag skapade kommunen en inköpscentral och tog hand om distributionen.

Och det fungerade. I vanliga fall får kommunen anbud från tre-fyra leverantörer. Den här gången var det 17 anbudsgivare, varav 13 från regionen. Kommunen tecknade avtal med samtliga.

Text: Roland Fransson
Illustration: Maja Modén