Vägen till en lyckad rekrytering

De flesta rekryteringar som görs i Sverige sköts av småföretagare eller chefer på mellannivå. Här följer ett utdrag ur TMF:s nya inspirationsbok ”Rekrytera!” som guidar dig genom rekryteringsprocessen.

1. Behovsanalys
Börja med att sätta rekryteringen i ett större perspektiv. Behovsanalysen ska bland annat besvara följande grundläggande frågor: Varför behövs tjänsten? Vilken kompetens söker företaget på kort respektive lång sikt? Vad krävs för att vi ska attrahera rätt person? Vilka interna resurser behöver vi avsätta under processen?

2. Tidsplan
Gör en ordentlig tidsplan som omfattar hela rekryteringsprocessen. Utgå från det datum då du vill att anställningen ska börja och räkna baklänges. Kontrollera att de personer som du vill involvera i projektet är tillgängliga.

3. Kravprofil
En genomarbetad kravprofil är väl investerad tid. Den ska innehålla krav gällande utbildning, arbetslivserfarenhet, språk och datorvana men även mjuka parametrar såsom vilken personlighet och vilka värderingar företaget söker. Glöm inte att ange ett lönespann och övriga anställningsvillkor.

4. Sökstrategi och kanalval
Utforma en strategi för hur du ska hitta rätt person och gör en budget för platsannonseringen. Fundera på var de här personerna finns i dag. Om de inte är aktivt arbetssökande är dagspress eller fackpress ofta det mest effektiva sättet att synas. Om du däremot vänder dig till arbetssökande i första hand är Platsbanken en bra kanal. Att använda sociala medier i rekryteringsprocessen blir allt vanligare. Uppmana även dina medarbetare att tipsa vänner om tjänsten.

5. Platsannons
Platsannonsen ska vara en intresseväckare som signalerar möjligheter. Var kortfattad och gärna kreativ: Det här förväntar vi oss av dig och det här kan vi erbjuda i utbyte. Informera alltid om hur man ansöker samt vem som är kontaktperson för tjänsten.

6. Ansökningar
Oavsett om du tar emot ansökningarna via e-post, brev, personalsystem eller annat rekryteringsverktyg är det viktigt med en snabb återkoppling till alla sökande. Ett förberett standardsvar sparar tid och ger ett professionellt intryck. De kandidater som du träffar bör dock få återkoppling muntligen.

7. Första urval
Rangordna ansökningarna efter utbildning och arbetslivserfarenhet. Gör ett första urval innan du går vidare med telefonintervjuer. När du ringer är det bra att ha en mall med frågor (exempelvis varför de har sökt tjänsten, vad kan de bidra med, när de kan börja och löneförväntningar). Boka personliga intervjuer med de intressantaste kandidaterna. Be dem att förbereda referenser samt ta med eventuella intyg för att styrka sitt cv. Mejla en bekräftelse med tid och plats för intervjun.

8. Personliga intervjuer 
Var strukturerad under intervjun. Inled med en kort presentation av företaget, därefter går ni igenom kandidatens cv och den aktuella tjänsten. Glöm inte att avsätta tid för frågor. Passa på att reflektera mellan intervjuerna och skriv ett kort omdöme om sökanden. Välj ut två till tre kandidater för nästa steg.

9. Referenser och testning
Fråga referenserna om sjukfrånvaro, samarbetsförmåga, hederlighet, förmåga att hålla tider samt om de skulle anställa personen igen. Två samtal per kandidat är normalt. Ta inte korridorreferenser, det vill säga sådana som sökanden inte har angett. Personen kanske inte vill avslöja att han/hon söker nytt jobb.

10. Slutligt urval
Kalla två kandidater till en sista intervju. Vissa företag gör en så kallad farfarsintervju, vilket innebär att vd eller annan högre chef deltar för att kunna ge sitt godkännande. Utred eventuella farhågor och säkerställ att den sökandes förväntningar på tjänsten överensstämmer med företagets behov. Gör en lista för att jämföra kandidaternas styrkor och svagheter. Våga lita på magkänslan i valet mellan två jämbördiga kandidater. I det här skedet ska ni ha gått igenom anställningsvillkor, lön och övriga förmåner så att rekryteringen inte faller på grund av detta.

11. Anställningsavtal
Ring och erbjud tjänsten när du har gjort ditt val. Om personen som du ska anställa har en annan arbetsgivare så vill han/hon förmodligen inte säga upp sig förrän all formalia är klar. Blanketter och mallar hittar du på tmf.se. Glöm inte att meddela när tjänsten är tillsatt och tacka alla sökande för visat intresse.

Mer utförliga tips finns i boken ­”Rekrytera!, Inspirationsbok för framtidens trä- och ­möbelindustri”. För beställning, mejla info@tmf.se