Släpp lös kraften hos medarbetarna

Att ta tillvara medarbetarnas idéer är ett framgångsrecept.

– Hela 80 procent av en organisations förändrings- och förbättringspotential kommer från små idéer och bara 20 procent från stora idéer och innovationer. Ändå får de små förbättringsidéerna för lite uppmärksamhet. De anses inte tillräckligt häftiga.
Det säger Louise Östberg, konsult, forskare, föreläsare och en av de främsta i världen inom idé- och förbättrings­arbete. Tillsammans med sina amerikanska forskarkollegor Alan G. Robinson och Dean M. Schroeder har hon studerat hur över 40 svenska organisationer hanterar idéer från sina medarbetare.

Studien visar att ett genomsnittligt svenskt företag får in en idé per anställd vartannat år. De organisationer i Sverige och världen som är bäst på idéarbete får in fler än 50 idéer per person – varje år. Föga överraskande går det bättre för dessa företag än för deras konkurrenter.
Louise Östberg betonar att ett idésystem inte behöver införas i en hel organisation, utan kan tillämpas inom avdelningar och enheter.
– Men man måste ha någon slags ledarbefattning för att komma i gång med det. Och ska det införas överallt så måste vd köpa det.
Börjar man med ett systematiskt idéarbete på en avdelning och vill sprida arbetssättet till resten av företaget, kan man göra en lista på de idéer
som genomförts. När listan innehåller ett antal idéer visar man den för sin vd.
– Varje enskild idé är inte häftig i sig. Det är det konstanta flödet av idéer som är intressant, menar Louise Östberg.
Hur gör man då för att få struktur på idéarbetet? Louise Östberg tipsar här hur du gör det till en del av arbetet.

Idémöten varje vecka

Kanske har ni redan möten med medarbetarna varje vecka. Det bästa är då att avsätta en del av ett sådant möte till idéer. Då behöver du och dina medarbetare inte hitta tid i era kalendrar för ytterligare ett möte.

Avgränsa

Be varje med­arbetare ta med en eller två idéer till varje möte, inom ett specifikt område, till exempel att förbättra effektiviteten, eller öka antalet hyllmeter med företagets produkter hos kunderna. Får medarbetarna fundera på aktuella problem är chansen stor att idéerna kommer till nytta.

Lyssna

Ägna tio minuter i början av varje idémöte åt att gå igenom de nya idéerna, en efter en. När en medarbetare berättar om en idé lyssnar de övriga med en positiv attityd till det som sägs. Men ingen fäller någon värderande kommentar, vare sig positiv eller negativ.

Fatta beslut och motivera

Fatta beslut om huruvida idéerna ska genomföras eller ej.
När det gäller de idéer som inte ska genomföras är det viktigt att du som ledare har en ödmjuk attityd och förklarar varför.

Budget och ansvar

Säkerställ att resurser finns till de idéer som ska genomföras. Det bästa är att ha en särskild budget för förändringsarbete.Tillsätt en ansvarig för genomförandet. Här gäller det att veta vem som passar för vilken sorts uppgift. Det är inte alltid den som kommit med idén som ska genomföra den. Vissa är fenomenala idésprutor, men mindre lämpade för att ta sina idéer hela vägen in i mål. Andra är duktiga på att omsätta idéer i verklighet.

Tidsram och uppföljning

Bestäm datum för när genomförandet ska vara klart. Många mindre förbättringsförslag kan genomföras inom en vecka.
Vid nästa möte: följ upp vad som hänt med idéerna som ni beslutade att genomföra under förra mötet. Är det några som är genomförda? Hur ser det ut med dem som inte är det?

Text Charlotta Zingmark
Illustration Maja Modén