Trä & Möbelföretagens medlemstidning

/ Checklistan / Ta ett helhetsgrepp på maskinupphandlingen

Ta ett helhetsgrepp på maskinupphandlingen

Att investera i maskinparken kan vara en snårig historia. Det är mycket att tänka på för att allt ska fungera som man önskar.
Men med god planering, väl analyserade behov och tydliga krav så kommer man långt.

TMF vill stötta medlemsföretagen i att efterfråga kompletta maskinlösningar som täcker ett behov, snarare än att man bara köper en maskindel. Tillsammans med svensk möbel- och träindustri och Swerea IVF har TMF tagit fram råd och tips som ska underlätta upphandling av maskinlösningar som uppfyller just dina behov.
Den här checklistan börjar från det att ett behov uppdagas, längs hela upphandlingsprocessen, till att levererad och verifierad maskinlösning finns på plats. Men se den endast som en slags ”snabbguide”. För en mer utförlig dokumentation och förslag på frågeställningar när man ser över sina behov och upprättar sin kravspecifikation, gå in på www.tmf.se – här finner du dels TMF:s checklista och guide för upphandling samt länkar till Swerea IVF:s guide som är mer inriktad på maskinsäkerhet (materialet kräver inloggning).

Analysera behoven

Brainstorma inom företaget vilka behov ni har.
Logga in på www.tmf.se, gå in på bransch­frågor > maskinupphandling för förslag på smarta frågeställningar.
Tänk på att: Denna diskussion ligger till grund för kravspecifikationen.

Sätt upp mål

Formulera kortfattat, vilka övergripande mål som finns med den nya maskinlösningen utfrån dels ett tekniskt och dels ett affärsmässigt perspektiv.
Tänk på att: Ge upphandlingsprojektet ett namn så det går lättare att identifiera i kommande upphandlingsarbeten.

Planera processen

Utse en projekt­ledare och en projektgrupp. Utse även kontaktpersoner för myndighetskontakter.
Tänk på att: Lägg upp en projektplan där olika moment i upphandlingsarbetet redovisas och tidsätts.

Studera TMF:s checklista

Gå igenom alla steg i TMF:s checklista och identifiera era krav på den nya maskinlösningen. Komplettera gärna med att gå genom Swerea IVF:s upphandlingsguide med fokus på maskinsäkerhet.
Tänk på att: De genomgångna guiderna kan sedan utgöra grundstommen i den kravspecifikation som ska användas i upphandlingen.

Gör offertförfrågan

Baserat på kravspecifikationen och behovsanalysen är det dags att göra en offertförfrågan. Utöver den tekniska specifikationen ska den bland annat innehålla krav på serviceavtal, datum för leverans och idrifttagande, information om drift och underhåll med mera.
Tänk på att: Få med så mycket som möjligt så du får bra koll och kan jämföra offerter.

Dubbelkolla och välj

Gå igenom offerten och jämför med den ursprungliga kravspecifikationen och behovsanalysen. Säkerställ så att allt finns med i det som maskinåterförsäljaren avser leverera i offerten. Välj den offert som bäst uppfyller kraven i kravspecifikationen.
Tänk på att: Alla oklarheter och avvikelser måste upp i detta skede och lämnas skriftligen till återförsäljaren.

Gör tidplan och provkör maskinen

Upprätta en tidplan med kontrollpunkter. Upprätta också ett så kallat provkörningsprotokoll där det framgår vad som ska testas på maskinen i samband med besiktningen hos leverantören.
Tänk på att: Kontroller dina egna försäkringar för till exempel transport av maskiner inom det egna företaget. Kolla också om försäkringarna täcker kostnader som kan uppkomma till följd av förseningar i leverans och installation.

Skriv ett avtal

Skriv ett avtal mellan dig och leverantören baserat på maskinlösningens omfattning (se avtalsförslag NL09 eller NLM10) där återförsäljaren åtar sig att leverera den enligt föreslagen tidplan.
Tänk på att: Säkerställ att allt eventuellt tillkommande arbete efter att avtalet har tecknats, dokumenteras skriftligt och godkänns av beställaren och leverantören.

Gör en besök

Besiktiga maskinen hos leverantören innan leverans. Då är det lättare att få fel och brister åtgärdade innan maskinen kommer till dig.

Verifiera med ett övertagandeprov

När maskinen levererats och monterats ska den verifieras enligt under ett så kallat övertagandeprov. Maskinen får ej tas i bruk innan kunden besiktat och godkänt den.
Tänk på att: Det kan vara svårt att få rätt i en eventuell tvist, om man inte först gjort ett korrekt övertagandeprov innan maskinen tagits i bruk.

Utbilda personalen

Efter att maskinen är överlämnad ska du utbilda personalen.

Relaterade artiklar

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte att bli publicerad ( * ).

Om Trä & Möbelforum

Trä- & Möbelforum är en medlemstidning som ges ut av TMF, Trä- och Möbelföretagen.
Trä och Möbelföretagen