Bortom stolar och bord

 Vad innebär ”den bästa arbetsplatsen”? Och hur ser en dag på jobbet ut där?
 Det frågade sig Lisa Grape, inredningsarkitekt på White, när hon började gestalta Täbys nya kommunhus. 

Annorlunda möbler, mobil datakraft och modernt ledarskap. Det aktivitetsbaserade kontoret stället helt nya krav. Inte minst på inredningsarkitekterna.

– Jag lägger ner mycket tid på att försöka förstå sammanhanget, hur kunden arbetar och vad man vill. Inredningen är en viktig del av helheten, säger Lisa Grape, inredningsarkitekt på White.

Det i dag vanligaste sättet att organisera ett kontor på, är genom det öppna kontorslandskapet.

– Allt ska ske i detta öppna kontorslandskap där skrivborden står packade. Där ska du försöka vara koncentrerad, kreativ och social, säger Lisa Grape.

Men alla som har arbetat på ett öppet kontor vet att det fungerar sisådär. Det kan vara svårt att koncentrera sig när skrivbordsgrannarna talar högt i telefon eller med varandra över huvudet på dig. Och vissa samtal vill man inte att andra ska höra. Med mobiltelefoner går det visserligen att dra sig undan, men resultatet har blivit att folk irrar runt i korridorerna för att hitta en avskild plats. Vill man koncentrera sig eller behöver vara kreativ är det därför många som väljer att stanna hemma och jobba. Och då är vi inne på ett annat problem. Folk sitter inte vid sina skrivbord. Beläggningen på ett kontor är i dag sällan över 50 procent. De anställda arbetar hemifrån, sitter i möten eller är ute hos sina kunder.

Lisa Grape, inredningsarkitekt på White, inreder det nya kommunhuset i Täby, som går från en kontorsmiljö där i princip varje medarbetare har egna rum, till en aktivitetsbaserad miljö.

Detta har unga och kreativa branscher som dataindustrin upptäckt. Där har man mer eller mindre övergivit det heliga skrivbordet och övergått till någon form av aktivitetsbaserad arbetsmiljö. Men nu börjar även mer traditionella tjänsteföretag släppa tanken på att ett skrivbord är det samma som en arbetsplats. Ett exempel på det är Täby kommun där Lisa Grape ansvarar för inredningen i det nya kommunhuset.

– I Täbys fall går man från en arbetsmodell där i stort sett varje person har ett eget rum till en aktivitetsbaserad och mer öppen kontorsmiljö, säger Lisa Grape.

Den nya arbetsmiljön ställer helt nya och i vissa delar revolutionerande krav på både medarbetare och chefer. I en miljö med människor i rörelse mellan olika arbetsplatser går det exempelvis inte att kontrollera närvaron. Det måste finnas en överenskommelse som handlar om förtroende och tillit.

– Du har inte längre en arbetsplats utan väljer platsen efter din arbetsuppgift. Det kan vara ett tyst rum, ett mötesrum eller i soffan där du kollar mejlen mellan två möten, säger Lisa Grape.

På den aktivitetsbaserade arbets­platsen väljer man plats efter behov. ”Jag lägger ner mycket tid på att förstå sammanhanget, hur kunden arbetar och vad man vill”, säger Lisa Grape.

Arbetsledningen och medarbetarna måste lära sig arbeta på ett nytt sätt som passar det nya huset och den nya inredningen.

– Man kan uttrycka det som att inredningen har blivit ett arbetsverktyg. Det betyder att jag är långt inne i förändringsprocessen och det kräver att jag verkligen förstår vad det är Täby kommun vill åstadkomma och vad de anställda i kommunhuset sysslar med. Det handlar om en sorts kartläggning.

För att nå denna djupa förståelse krävs det en omfattande research och analys. Lisa Grape berättar att hon brukar börja med att läsa på om vad kunden vill, vad det finns för värderingar, visioner och mål med dess verksamhet.

– Efter det brukar vi ha uppstartsmöten och intervjuer. Ibland har vi workshops tillsammans med kunden för att öka förståelsen för vad kunden vill.

I fallet med Täbys nya kommunhus har Lisa Grape tagit fram en gestaltningsmanual där färg, form och materialval skrivs in. Hon ser manualen som en brygga som binder ihop husets allmänna uttryck med inredningens detaljer.

– Huset ska över tid kunna rymma olika verksamheter och måste därför vara mer generellt till sin karaktär. Det är sedan min uppgift att skapa en inredning och miljö som är så funktionell som möjligt utifrån hur Täby kommun vill arbeta när man flyttar in om två år. Inredningen ska även förmedla de visioner och mål som kommunen har. Gestaltningen styrs av funktion och upplevelse, säger Lisa Grape.

Två viktiga delar i Täbys vision som Lisa Grape försöker gestalta är det övergripande temat ”det gröna Täby” och att kommunen vill vara den ”bästa arbetsplatsen”. Det förstnämnda är ett politiskt beslut om att halva Täby kommun till ytan ska vara grönt i form av parker och orörd natur. Det har inneburit att Lisa Grape har hämtat mycket inspiration till inredningen från platsen och den omgivande naturen.

– Visionen om att vara den bästa arbetsplatsen för att attrahera de bästa medarbetarna är kanske inte helt ovanlig men det ställer vissa krav. Det har inneburit att vi har diskuterat mycket om vad som är den bästa arbetsplatsen och hur en dag på jobbet ser ut, berättar Lisa Grape.

Samtalen har resulterat i en lång workshop-serie där även en utomstående konsult – Thomas Narthorst Böös – kopplades in och där alla medarbetarna deltog. Personalavdelningen hade utbildning i hur arbetssättet kunde förändras för att passa i den aktivitetsbaserade miljön.

– Och vice versa. Vi fick ökad förståelse för hur vi skulle gestalta inredningen för att passa de arbetsuppgifter som finns i ett kommunhus, säger Lisa Grape.

Exempelvis tar hon upp kravet om hur man inom den sociala omsorgen måste handskas med sekretess. För att tillfredsställa det måste det finns mindre sammanträdesrum där besökare och anställda kan mötas utan att andra hör dem.

– Sedan fanns det krav om att man måste kunna prata i telefon samtidigt som man kan slå upp saker på datorn. Därför har vi ritat avskärmade data-prata-bås där man kan sitta ostört utan att alla hör vad du säger.

För att väva in begreppet ”det gröna Täby” integrerar Lisa Grape en del växtlighet i sin inredning. Färgskalan rör sig i naturens egna uttryck, med tydliga accenter.

Täby kommunhus har inneburit en lång period av faktainsamlande för Lisa Grape och hennes team. Nu handlar det om att processa allt detta och ge inredningen en stark och tydlig karaktär.

– Man får inte glömma känslan och upplevelsen. Processen ska vara demokratisk men det man skapar får inte bli uddlöst utan måste beröra och det ska finnas ett ställningstagande, en känsla. Annars blir det som när man blandade alla färger i vattenmuggen i skolan, bara brunt, säger Lisa Grape.

”Vi tittar på flöden och rumssamband”

Malin Lindell, inrednings-arkitekt på AIX.

Vilka faktorer är det som påverkar valet av möbler och andra detaljer när man inreder det offentliga rummet?

– Det gäller att skapa en plats där människor med olika förmågor och behov kan känna sig välkomna. Och då handlar det om att titta på byggnaden, vilken verksamhet som ska bedrivas och människan i byggnaden. I utformningen av planlösning tittar vi på flöden, rumssamband och skapar förutsättningar för möten eller avskildhet, säger Malin Lindell, inredningsarkitekt, AIX.

– Med utformningen av byggnad och inredning förstärker vi vår kunds varumärke och identitet. I vissa fall utgår man från en befintlig byggnad, vi på AIX arbetar i många kulturhistoriskt värdefulla byggnader och då är det viktigt att utformningen fungerar både med byggnaden och med verksamhetens identitet och varumärke. För oss är långsiktig hållbarhet viktigt i val av inredning. Dessutom finns myndighetskrav och andra regler med genom hela processen.

Mer än bara ett koncept

Organisationen måste vara redo. Även så tekniken. Och inte minst ledarskapet. Trots det ser Swedese och Kinnarps ljust på framtidens kontorskoncept.

Swedese gynnas när inredningsarkitekterna inreder kontoren med soffor, fåtöljer och mindre bord på bekostnad av skrivbord och skrivbordsstolar.

– De nya kontoren kräver helt enkelt mer möbler och det är bra för oss. Samtidigt behöver det inte bli dyrare för beställaren eftersom den totala ytan krymper och lokalkostnaderna blir mindre. Den ökade kostnaden för möblerna tas igen genom lägre hyreskostnader, så går ekonomin ihop, säger Peter Jiseborn.

Aktivitetsbaserad kontorsmiljö à la Kinnarps.

Han tror att 2014 kan bli året då det aktivitetsbaserade kontoret slår igenom på bred front.

– Hittills har det varit it-företag och tjänsteföretag som anammat den nya trenden, men nu tycker jag mig se att även mindre hippa företag följer efter.

Peter Jiseborn.

Än så länge har inte Swedese tagit fram några möbler speciellt med tanke på det aktivitetsbaserade kontoret. De håller fasta vid sin tidigare affärsmodell och verkar via återförsäljare och inredningsföretag.

– Vårt sortiment fungerar utmärkt som det är, men vi följer självklart utvecklingen, säger Peter Jiseborn och antyder att nya produkter är på gång.

Kinnarps däremot är mer aktiva. Företaget har tagit fram en lösning som man kallar för ”Next Office – ABW”, där det sist nämnda står för Activity based working.

– Vi försöker berätta för våra kunder vad begreppet innebär och vilka fördelar det kan ha, säger Kinnarps Sverigechef Jonny Wigholm.

Kinnarp erbjuder även ett analysverktyg, en sorts workshop, med de företag som är intresserade av att skapa en aktivitetsbaserad arbetsmiljö.

Jonny Wigholm.

– Det är många som tror att det bara handlar om ett inredningskoncept, men det är så mycket mer. Du måste ha med dig organisationen och tekniken. Ledarskapet måsta vara på plats. Man måste inse att det handlar om ett omfattande förändringsarbete för hela företaget, säger Jonny Wigholm.

Om det aktuella företaget efter workshopen vill gå vidare kopplar Kinnarps in extern expertis.

Än kan Jonny Wigholm inte se att Kinnarps säljer färre skrivbordslösningar och mer av möbler lämpade för det aktivitetsbaserade kontoret.

– På sikt lär utvecklingen gå åt det hållet eftersom det finns så många fördelar med den aktivitetsbaserade arbetsmiljön. Du får ett flexibelt kontor där personalstyrkan kan variera med plus minus tio till tjugo procent utan att du behöver göra förändringar. Du behöver betydligt mindre kontorsyta och du får en attraktivare arbetsmiljö.

Text Roland Wirstedt
Foto Ola Torkelsson